Teknologi Industri

3 GEN, Langkah Solusi dalam Pekerjaan Sehari-hari

19 August 2009 1,893 views penulis: Wawan Setyawan Print This Post Print This Post

3genIstilah 3 Gen (baca : sang geng) adalah istilah Jepang untuk singkatan 3 frase : GENBA, GENBUTSU, dan GENJITSU (atau Genjyou). Istilah ini begitu melekat dalam hati setiap praktisi perusahaan manufaktur di Jepang dari mulai top management, president director, hingga clerk officer atau bahkan office boy. Semua terbiasa dengan pola kerja 3-GEN. Dalam bahasa Jepang, dikenal dengan istilah 3 genshuugi (baca: san-gen-syuugi), atau falsafah tiga “gen”.

Mahluk apakah 3 GEN itu, marilah kita kaji satu persatu.

1. GENBA

Istilah GENBA (baca: gemba) berarti lapangan atau area kerja kita atau wilayah garapan (tanggung jawab) kita. Seorang manajer produksi sudah pasti wilayah kerjanya adalah departemen produksi yang di dalamnya dilakukan berbagai proses produksi sesuai dengan produk yang dihasilkannya dengan tujuan membuat produk sebanyak mungkin dengan mutu yang layak dan proses yang efisien. Demikian juga seorang Manajer Quality Control (QC) atau staf di departemen QC, wilayah kerjanya adalah mengawal mutu  produk agar tetap dalam mutu yang standar sesuai dengan permintaan pelanggan, dan demikian juga yang lainnya, genba berarti wilayah yang menjadi cakupan tanggung jawab dalam organisasi kerjanya.

Dalam kontek penyelesaian masalah, GENBA berarti pergi ke lapangan – “on the spot” – area di mana terjadi masalah untuk melihat langsung kejadian atau dampak dari masalah yang terjadi. Seperti halnya seorang polisi atau detektif dalam mengungkap kasus, ia harus terjun langsung ke lapangan, melihat langsung  TKP (Tempat Kejadian Perkara) dan memeriksa saksi-saksi. Demikianlah juga apa yang terjadi dengan pekerjaan kita. Jika terjadi masalah, maka hal pertama yang harus dilakukan adalah melihat langsung ke tempat di mana masalah terjadi, apa yang rusak, siapa yang celaka, kenapa, ada siapa saja saat kejadian, kondisi lingkungan sekitarnya bagaimana, adakah yang tidak sesuai standar saat kejadian berlangsung, atau adakah sesuatu yang janggal? Semua pertanyaan itu bisa diketahui jawabannya saat turun langsung ke lapangan.

2. GENBUTSU

Hal kedua yang sama pentingnya dengan GENBA adalah GENBUTSU (baca: gembutsu), berarti  barang. Dalam konteks ini adalah barang yang bermasalah. Kembali pada tema bahwa ketika ada masalah kita harus segera turun ke lapangan untuk melihat langsung kejadiannya, lalu lihat barang yang bermasalah itu. Lihat benda kerjanya dan amati. Adakah ketidaksesuaian pada benda kerjanya, adakah keanehan pada produk yang dihasilkan, apakah keanehan/ketidaksesuaian itu bisa dengan cepat dipahami, apa penyebabnya atau membutuhkan analisa lanjutan? Dengan melihat langsung pada benda kerja yang bermasalah, maka potensi kita untuk memahami detail masalah dan solusi perbaikannya menjadi lebih terbuka dibanding jika kita hanya mendengarkan laporan dari anak buah, sebab kemungkinan salah persepsi dan salah melaporkan sangat mungkin terjadi sehingga tindakan berikutnya pun akan sangat mungkin salah penanganan. Jika sudah demikain, maka terjadilah misleading dalam analisa, misleading dalam penggunaan data, atau kesalahan lainnya yang berdampak pada tidak efektifnya penanganan masalah. Pada ISO 9001:2008, klausul 8.5.2, huruf “f” dijelaskan bahwa setiap corrective action harus dipastikan efektifitasnya  terhadap perubahan menuju perbaikan. Jika tidak efektif, maka proses perbaikan harus diulang dan demikian seterusnya hingga proses perbaikan benar-benar efektif dan berdampak positif pada perubahan. Karena itulah konsep Genba dan Genbutsu menjadi sangat penting artinya ketika kita terapkan pada keseharian kita, terutama di dunia manufaktur, setidaknya untuk menghindari kesalahan analisa dan kesalahan menentukan prioritas tindakan perbaikan.

3. GENJITSU atau GENJYOU

Genjitsu berarti realitas, dan Genjyou berarti kondisi saat itu atau dalam kata lain keduanya mengandung arti kondisi aktual. Tentu setelah Genba dan Genbutsu, turun ke lapangan melihat kejadian pada barang yang bermasalah, maka kita akan segera memahami realitas apa yang sebenarnya terjadi pada benda yang bermasalah tersebut, di mana masalah terjadi, karena apa terjadi demikian, siapa yang bertanggung jawab dalam operasi produk itu, faktor-faktor apa saja yang mengakibatkan hal tersebut terjadi, dan kemungkinan apa yang bisa dilakukan untuk menanggulanginya.

Inilah 3 hal utama dalam manufaktur yang kerap kali harus dilakukan secara sistematis-terstruktur dan komitmen dilakukan oleh semua lapisan secara bersama-sama agar terbangun habits yang baik dalam perusahaan kita.

Kadang kita menemukan seorang leader atau supervisor yang mencukupkan diri dengan mendengar laporan anak buahnya tanpa melihat langsung masalah yang terjadi dilapangan. Atau kita terlalu terlena dengan kebiasaan memberi solusi pada sesuatu tanpa melihat langsung apa yang menjadi inti masalah dari apa yang dilaporkan anak buah kita (dengan perasaan diri sudah cukup expert dalam hal tersebut, walau hal ini bisa juga dibenarkan, tetapi melihat langsung kondisi aktual tetap saja lebih baik).

Bagaimanapun, prinsip 3-GEN perlu kita miliki dan melekat dalam diri kita bahwa setiap keputusan yang diambil, setiap saran yang kita berikan harus didasarkan pada fakta yang terjadi dilapangan. Inilah yang disebut dalam prinsip ke-7 pada ISO 9001:2008 sebagai “pendekatan fakta untuk pengambilan keputusan”. Jika demikian halnya, maka tidak ada lagi keputusan yang keluar tanpa dasar fakta dan data yang jelas.

Singkat kata, kita bisa simpulkan pembicaraan ini dengan silogisme seperti ini :

Dengan melihat langsung ke lapangan, kita bisa melihat apa yang terjadi pada benda kerja yang bermasalah, dengan melihat langsung masalahnya, kita bisa mengerti apa yang sesungguhnya menjadi akar masalah, lalu dari sanalah kita bisa mengerti pola perbaikan apa yang harus kita lakukan untuk memperbaiki kondisi yang ada. Maka dari itu, tindak lanjut dari 3-GEN adalah KAIZEN, perbaikan terus-menerus. Seperti kata pepatah : Rugilah orang yang hari ini sama dengan kemarin, celaka mereka yang hari ini lebih buruk dari kemarin, lalu siapa yang beruntung ? jawabnya, tak ada pilihan..! Hari ini harus lebih baik dari kemarin.



Daftarkan di social page berikut (klik untuk submit):



Tuliskan komentar anda!

You must be logged in to post a comment.