INFOMETRIK

Sebagai makhluk sosial, manusia tidak bisa lepas dari kebutuhan berkomunikasi. Dalam setiap aktifitas pasti kita memerlukan kontak dengan orang lain.

Dalam sistem manajemen ala jepang, dikenal istilah hourensou (報連相 dibaca: horenso). Dalam bahasa Jepang sendiri, hourensou artinya sayur bayam. Namun, terkait dengan manajemen, Ini adalah singkatan tiga frase : houkoku (報告）, renraku (連絡), dan soudan (相談)  yang menjadi dasar pola komunikasi antar anggota dalam organisasi. Untuk mengenal lebih jauh prinsip ini, mari kita urai satu persatu.

1. HOUKOKU

Houkoku (baca: Ho-koku), berarti laporan atau melaporkan sesuatu. Houkoku dalam konteks yang kita bicarakan adalah pola hubungan seorang bawahan dalam melaporkan hasil kerjanya kepada atasan, bagaimana sebaiknya ia melaporkan hasil kerjanya, apa saja yang harus ia laporkan, dan kapan ?

Pertanyaan ini kerap muncul di benak kita dan tidak selalu mudah untuk menjawabnya. Sering dalam sebuah organisasi -terutama industri manufaktur- munculnya sebuah masalah besar berawal dari kesalahan data pada laporan, atau kesalahan persepsi anak buah terhadap sesuatu yang ia anggap kecil dan remeh sehingga ia tidak melaporkan hal itu kepada atasannya, yang melahirkan masalah yang ia tidak prediksi sebelumnya.

Lantas, bagaimana seorang bawahan harus melaporkan pekerjaannya kepada atasan ?

Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, ada baiknya kita mengetahui tujuan prinsip horenso dan cara berpikir umumnya orang Jepang.

Pada umumnya, orang Jepang terbisa memonitor setiap perkembangan proses dalam rantai pekerjaannya, hal ini sangat berbeda dengan kebisaaan orang barat yang cenderung Result Oriented. Karena pola berpikir process oriented inilah, kebutuhan akan komunikasi menjadi sangat signifikan dalam keberhasilan setiap langkah demi langkah sebuah aliran proses.

Pada dasarnya prinsip horenso bertujuan untuk menciptakan kultur kerja yang nyaman dengan pola komunikasi yang efektif. Dalam konteks ini, laporan perkembangan setiap aktifitas pekerjaan sangat dibutuhkan agar bisa mendeteksi setiap penyimpangan yang mungkin terjadi sejak dini, sehingga proses corrective action bisa segera dilakukan. Bagaimanapun, dalam setiap proses pasti ada saja kemungkinan penyimpangan atau nonconformity, jika hal ini ditemukan pada proses yang sedang berlangsung, maka atasan bisa segera mempertimbangkan untuk menghentikan proses dan melakukan perbaikan yang dianggap perlu sebelum penyimpangan kecil itu menjadi besar dan berdampak pada kegagalan proses secara total yang berdampak pada pemborosan (dalam bahasan Jepang dikenal dengan istilah muda) baik material, ongkos, waktu, atau sumber daya lainnya. Jika kesalahan tadi tidak ditanggulangi secara cepat, maka hal yang paling kritis yang harus dihindari adalah menurunnya kepercayaan pelanggan kepada kita karena keterlambatan yang terjadi, atau kerugian perusahaan akibat pemborosan yang tidak terkontrol. Dari ilustrasi diatas, seorang bawahan harus mampu memberikan laporan setiap perkembangan aktifitas kerjanya dengan data-data yang akurat, simpel, dan jelas. Ada tiga hal penting yang perlu diperhatikan saat kita membuat dan menyampaikan laporan kepada atasan kita, yaitu :

1. Tujuan Pelaporan
   Sebelum kita menyampaikan laporan, hendaknya kita memahami persis untuk tujuan apa kita melaporkan hal tersebut. Hal ini akan sangat menentukan bentuk laporan kita berikutnya, sehingga laporan tidak terkesan bertele-tele atau justru terlalu simpel tetapi tidak mencapai tujuan apa yang ingin diketahui oleh atasan.
2. Fakta dan analisa Top
   Sesuai dengan prinsip ISO 9001:2008, pendekatan fakta untuk pengambilan keputusan, maka dalam setiap laporan yang kita buat hendaknya menyertakan bukti-bukti yang akurat (bukan alasan yang dibuat-buat) disertai analisis yang tajam, misalnya menggunakan tools 5W-H atau 5-Why (5 naze bunseki) sehingga dari sini kita bisa menentukan TOP-nya (TOP : Time, Organization, Place), kapan fakta yang kita temukan terjadi, siapa pelaku dan penanggung-jawabnya, dari departemen mana, di mana terjadi, pada area kerja siapa.
3. Metode Pelaporan
   Untuk menghindari kebingungan pada saat kita melaporkan sesuatu pada atasan kita, tentukan terlebih dahulu metode yang kita akan gunakan, jika menggunakan analisa statistik dalam laporan, pastikan metode yang digunakan simpel dan mudah dimengerti. Sebab, laporan yang sulit difahami akan menyulitkan dan berpotensi salah pengertian, pada ujungnya berdampak pada kesalahan pengambilan keputusan atasan dalam pembuatan counter measure.

2. RENRAKU

Renraku berarti communication atau contact, terjadinya pola hubungan komunikasi sederajat dengan orang selevel atau dengan orang dari departemen berbeda. Kumunikasi dengan rekan kerja atau dengan departemen lain sangat bermanfaat untuk memberikan pengayaan pada aplikasi proses yang sedang kita lakukan. Proses renraku juga bisa diartikan dalam bentuk saling belajar sesama teman atau berbagi pengalaman yang menunjang keberhasilan kerja kita.

Proses renraku mengharapkan kita untuk share informasi dan mencari informasi dari lintas bagian, bahkan dari bagian yang seolah-olah tidak berhubungan dengan proses kita. Sebab, dalam keseharian aktifitas di organisasi -terutama industry manufaktur- kerapkali munculnya masalah bukan disebabkan oleh bagian itu sendiri, tetapi oleh bagian lain yang kita anggap tidak terlalu berhubungan. Marilah kita lihat sebuah contoh kecil berikut ini :

Di sebuah industri pengecoran logam, akan dimulai project model baru pada dua bulan yang akan datang, di mana proyek tersebut membutuhkan seorang staff purchasing yang faham secara detail ilmu logam dan transfer panas. Sementara itu, manager purchasing masih harus menunggu approval penambahan staff dari direktur yang saat itu sedang berada di luar negeri untuk urusan bisnis dan baru akan kembali bulan depan. Sebagai inisiatif awal, manajer purchasing menceritakan rencana ini dengan HR/GA manajer, kerena ia sadari bahwa untuk merekrut staff dengan spesifikasi khusus tidaklah mudah, selain itu standard yang ditetapkan HR/GA bahwa informasi penambahan karyawan selambat-lambatnya 6 minggu di muka. Namun, sayangnya manajer HR/GA menanggapi hal ini dengan bisa-bisa saja dan tidak menganggapnya sebagi sesuatu yang khusus dengan mengatakan “OK pak, saya tunggu form requestnya saja…” sekembalinya dari luar negeri, direktur purchasing segera menyetujui permohonan penambahan staff dan proses berikutnya-pun segera dilakukan dengan mengirimkan form tersebut ke departemen HR/GA agar rekrutmen segera dilakukan, sementara itu waktu pelaksanaan model baru tinggal sebulan lagi.

Pada saat proyek model baru benar-benar dilaksanakan, ternyata staff purchasing yang diminta belum bisa dihadirkan. Karena hal tersebut terjadi kemacetan proses pembelian dan verifikasinya yang berdampak pada terlambatnya proses produksi dan pengiriman sampel produk pertama kepada pelanggan.

Dalam konteks di atas, penyebab utama terlambatnya proses produksi model baru dan pengiriman sampel produk pertama kepada pelanggan bukan disebabkan karena kelalaian produksi atau qualiti, tetapi karena keterlambatan pembelian dan verifikasi produk yang dibeli. Jika ditelusuri lebih dalam, ternyata akar masalah adalah karena KETIDAKPEDULIAN manajer HR/GA pada saat renraku dengan manager Purchasing. Andai saja manager HR/GA segera mencari informasi atau membuat iklan untuk penerimaan calon staff purchasing sejak pertama kali ia renraku dengan manajer Purchasing, tanpa harus menunggu “form request” yang saat itu belum ditanda-tangani oleh direktur, mungkin kejadian di atas tidak perlu terjadi.

Dari sini bisa kita fahami bahwa renraku menjadi sangat penting artinya manakala sesuatu masalah sudah benar-benar nyata terjadi di hadapan kita. Namun, sungguhpun demikian, kadang masih terlalu banyak kawan-kawan kita yang kurang begitu peduli atas masalah atau potensi masalah yang akan terjadi di bagian lain. Padahal dalam konsep berpikir orang Jepang, jika masalah terjadi didalam perusahaan, walaupun terjadi dibagian lain tetapi kita tetap harus bertanggung jawab untuk menanggung akibatnya.

3. SOUDAN

Soudan diartikan sebagai consult, biasanya dilakukan oleh bawahan kepada atasannya manakala ia menemukan masalah atau potensi masalah dalam rantai pekerjaan yang ia lakukan. Pola berpikir orang Jepang, selalu berusaha untuk minimize masalah dan potensi masalah, hal ini sejalan dengan ISO 9001:2008 pasal 8.5.3 tentang Preventive Action.

Sadar ataupun tidak, seiring dengan perkembangan zaman yang semakin kompetitif, kita semua dipaksa untuk terus melakukan perbaikan dan terus berusaha untuk melakukan setiap aktifitas tanpa kesalahan sebab tidak jarang pada kondisi tertentu kesalahan kecil pada sebuah rantai proses bisa berdampak fatal pada keseluruhan aliran proses bahkan berpotensi mengancam keberlangsungan bisnis, oleh karena itu pola komunikasi soudan, selalu berkonsultasi dengan atasan pada setiap tahap pekerjaan harus dibiasakan agar potensi masalah bisa diatasi sejak dini.

Dalam prakteknya, ketika kita soudan dengan atasan kita biasanya tidak selalu setiap idea kita mendapat tanggapan positif dan langsung bisa diimplementasi. Adakalanya kita diminta untuk memperbaiki kembali ide dasar kita, baru kemudian kita diminta untuk datang lagi padanya dan soudan untuk kedua kalinya. Pola ini dilakukan oleh para atasan di pabrik-pabrik Jepang dan bertujuan untuk merangsang anak buahnya agar lebih berinisiatif dan terus menggali kemampuan dirinya dengan ide-ide baru yang segar demi perbaikan perusahaan. Perlu kita perhatikan bahwa soudan dengan atasan tidaklah bertujuan sekedar untuk meminta idea atau perintah atasan, justru kita dituntut memiliki ide yang cemerlang untuk kemajuan perusahaan, menyelesaikan rantai proses dalam sebuah proyek, atau solusi atas masalah yang dihadapi barulah pada tahap finishing touch kita. Soudan dengan bos untuk meminta penilaian atas ide perbaikan dan solusi yang kita tawarkan. Dalam konteks lain, bisa juga bos ingin menguji pemahaman kita dengan ide yang kita ajukan. Biasanya, bos akan menanyakan berbagai hal termasuk analisa resiko dari cara yang akan dilakukan dengan ide kita tersebut.

Sebagai catatan akhir, penulis akan simpulkan uraian di atas sebagai berikut :

Untuk bisa houkoku dengan benar kita perlu mengedepankan fakta dan data, untuk mendapatkan data yang akurat dan fakta yang mendukung laporan kita maka perlu banyak renraku dengan teman kerja lainnya bahkan dengan departemen yang kita anggap tidak berhubungan sekalipun agar tidak terjadi kesalahan dalam proses yang sedang kita tangani. Untuk menghindari adanya missing proses atau non conformity selama perjalanan rantai proses yang kita lakukan, maka hendaklah membiasakan diri soudan dengan atasan kita. Dengan banyak meminta petunjuk, berkonsultasi dengan atasan dan menguji ketajaman idea kita dihadapan atasan, maka semakin hari kita akan semakin faham cara berpikir atasan kita dan semakin mengerti ke mana gerak roda proses yang dikomandoi oleh atasan kita akan bergerak. Sehingga potensi salah langkah atau break down process bisa dihindari lebih dini. Konosuke Matsushita pernah berkata “Orang itu seperti intan, semakin diasah ia, maka akan semakin berharga”. Demikianlah adanya kita, semakin sering kita menguji kemampuan kita maka semakin matang dan mapanlah kemampuan itu dilengkapi pengalaman dalam implementasi yang kita lakukan, maka unjuk kerja prestasi kita pun akan semakin baik. Jika demikian adanya, maka wajar kalau orang Jepang percaya bahwa HORENSO adalah kunci sukses dalam berkarir.